Integrationen sind längst mehr als nur Backend-Kleber für IT-Services. Sie sind geschäftskritische Infrastruktur – mit direktem Einfluss auf Ihre Onboarding-Geschwindigkeit, SLA-Einhaltung, Nutzererfahrung und Marge.

Wenn Sie schon einmal auf eine Kunden-RfP mit der Anforderung „Der Anbieter muss sich in unsere Kernsysteme integrieren“ antworten mussten – und das war die einzige Spezifikation – dann wissen Sie:
Integrationen sind nicht nur technisch – sie sind strategisch.

Warum eine Integrationsstrategie heute wichtiger ist denn je

Ihre Integrationsstrategie beeinflusst unmittelbar Ihre Fähigkeit, Leistungen zu erbringen. Ob Sie sich mit dem Ticketsystem des Kunden verbinden, eine Datensynchronisation zwischen CRM und ERP ermöglichen oder neue Kunden mithilfe vorgefertigter Konnektoren onboarden – Ihre Entscheidungen wirken sich auf jede Ebene der Servicebereitstellung aus.

Doch hier liegt das Problem:
Je mehr Kunden Sie bedienen und je größer Ihr Toolset wird, desto fragiler, komplexer und zeitaufwändiger werden Ihre Integrationen. Jeder Kunde bringt eigene Systeme und Erwartungen mit. Ihr Kernprodukt mag gleich bleiben, aber der Integrationsumfang verändert sich ständig. Mit jeder neuen Anwendung oder kundenspezifischen Anforderung wird Ihr Engineering-Team aus strategischen Aufgaben gerissen, um alten Code neu anzupassen.

Gleichzeitig verbringen Ihre Kunden-Teams immer mehr Zeit mit der Lösung von Integrationsproblemen statt mit der Ergebnislieferung. Vertrieb und Onboarding verlangsamen sich. Die Servicebereitstellung stockt. Die Kosten steigen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dann ist dieser Artikel für Sie.

Wir beleuchten das Thema „Build vs. Buy“ bei Integrationen in klaren Worten – mit realistischen Kostenmodellen und betriebswirtschaftlicher Logik. Wir zeigen die versteckten Kosten beim Eigenbau, die Grenzen von reinen Integrationsplattformen und die Vorteile eines vollständig gemanagten Services wie ONEiO.

Die Herausforderung bei der Skalierung von IT-Service-Integrationen

Wenn Ihr IT-Service-Geschäft wächst, steigt der Druck: Sie müssen mehr Systeme anbinden, mehr Kunden bedienen – und das möglichst modular, zuverlässig und effizient. Genau dann stellt sich die zentrale Frage: Sollten Sie Integrationen selbst bauen – oder besser kaufen?

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Das ist keine philosophische Frage – sondern eine ganz praktische Geschäftsentscheidung. Sie beeinflusst Ihre Kostenstruktur, Ihre verfügbaren Entwicklerressourcen, die Kundenerfahrung und Ihre langfristige Skalierbarkeit.
Ob Sie Service Owner, ITSM-Plattformverantwortlicher oder Head of Managed Services sind: Sie müssen eine fundierte Entscheidung treffen, wann Sie Integrationen intern bauen – und wann Sie sie als Managed Service einkaufen sollten.

Kontrolle heißt Verantwortung – und Kosten

Eines vorweg: Wer Integrationen selbst baut, hat die volle Kontrolle.
Sie besitzen den Code, die Logik, den Datenfluss. Aber Sie tragen auch die volle Verantwortung – für jeden Fehler, jede API-Änderung und jede Wartung.
Sie benötigen Entwickler mit breiter Systemkenntnis, Erfahrung mit lückenhafter Dokumentation und der Bereitschaft, bei Bedarf rund um die Uhr Support zu leisten.

Beim Kauf von Integrationen hingegen erhalten Sie:

• Geschwindigkeit
• Standardisierung
• Stabilität

Ein Service, der den gesamten Integrationsprozess verwaltet – inklusive Monitoring, Fehlerbehebung und kontinuierlicher Pflege – auch wenn sich die angebundenen Systeme verändern.
Sie bezahlen für Ergebnisse – nicht für Entwicklerstunden.

Was es wirklich bedeutet, Integrationen intern zu bauen

Auf den ersten Blick scheint es logisch, Integrationen selbst zu entwickeln – gerade wenn man die volle Kontrolle über Systemverhalten behalten will.
Ihr Team kennt Ihr Produkt. Mit Low-Code-Tools oder eingebetteten iPaaS-Lösungen wirken Integrationen schnell umsetzbar und kostengünstig.

Die Realität ist eine andere:
Sobald Sie Integrationsprojekte übernehmen, tragen Sie auch langfristig die Verantwortung für ihren Betrieb.
Das bedeutet:

• API-Versionierungen
• System-Updates
• unvorhersehbare Sonderfälle

Ihr Team baut nicht nur Integrationen – es übernimmt die Verantwortung für ein ganzes Produktportfolio an Integrationsservices.

Was Sie tatsächlich managen müssen:

• Kunden- und Stakeholder-Kommunikation
• Backlog-Planung und Ressourcenzuweisung (inkl. Budget)
• Service Levels für Integrationen
• Support und Wartung
• Änderungsmanagement
• Monitoring

Und das alles neben dem Ausbau Ihres eigentlichen Kerngeschäfts.

Im schlimmsten Fall verliert Ihr Unternehmen den Fokus:

• Ihre besten Entwickler stecken in Debugging statt Innovation
• Delivery-Teams bauen Workarounds, weil End-to-End-Prozesse fehlen
• Einsparpotenziale verpuffen im Sondercode und technischen Schulden

Kurz gesagt: Sie erhalten Kontrolle – aber zum Preis von Zeit, Personal und Budget.

Wenn „Eigenbau vs. Einkauf“ zur schlechtesten Lösung wird

Viele IT-Dienstleister wählen einen Mittelweg:
Sie kaufen eine Integrationsplattform (z. B. iPaaS) und engagieren Berater oder Integratoren für die Umsetzung.

Auf dem Papier klingt das sinnvoll:
Tool kaufen, Expertise einkaufen, Aufwand auslagern.

In der Praxis bedeutet es oft:

• hohe Anfangskosten für Projekte
• laufende Lizenzgebühren
• unklare Supportaufwände

Sie zahlen für die Plattform – und nochmal für jede Anpassung.
Selbst mit Templates und Konnektoren bleiben Planung, Konfiguration, Test und Wartung an Ihnen hängen.

Die Grenzen hybrider iPaaS-Modelle

Der Vorteil: Schneller Start.
Der Nachteil: Geringe Agilität auf lange Sicht.

Jede Änderung, jede Störung – landet wieder auf Ihrem Tisch.
Oder in der Warteschlange Ihres Dienstleisters.

Sie lagern nicht wirklich aus – Sie verschieben nur das Nadelöhr.

Wollen Sie skalieren, entstehen neue Probleme:
Ihre Kosten steigen mit der Komplexität – nicht mit der Effizienz.

Was es wirklich heißt, Integrationen zu kaufen

Wenn Sie Integrationen über einen vollständig gemanagten Service wie ONEiO beziehen, kaufen Sie keine Plattform – Sie kaufen Ergebnisse.

Kein Jonglieren mit Tools, Beratern und internen Ressourcen.
Sie geben die Komplexität ab – und konzentrieren sich auf das, was zählt: Mehrwert für Ihre Kunden.

Mit einem Managed Integration Service übernimmt der Anbieter:

• Planung
• Umsetzung
• Betrieb
• 24/7-Monitoring

Sie müssen sich nicht fragen:

• Hat sich das Zielsystem geändert?
• Ist ein API-Update ohne Doku live gegangen?
• Ist mein SLA gefährdet wegen eines Sync-Fehlers?

Stattdessen profitieren Sie von:

• Entlastung Ihrer Engineering-Ressourcen
• Automatischer Anpassung bei API-Änderungen
• Schnellerem Onboarding trotz wachsender Systemanzahl
• Hoher Verfügbarkeit dank eingebautem Monitoring und Support
• Fokus auf kontinuierlichem Betrieb statt punktueller Lieferung

Der Unterschied zur Plattform-Lösung:
Sie konzentrieren sich auf Ihr Geschäft – der Anbieter auf Ihre Integrationen.
Keine Workflows selbst bauen. Keine Infrastruktur betreiben. Keine Feldzuweisungen debuggen.
Das ist die Aufgabe des Dienstleisters – und dessen Verantwortung.

Die vier versteckten Kostentreiber bei IT-Service-Integrationen

Egal, ob Sie ein neues Integrationsprojekt evaluieren oder bestehende Abläufe verbessern möchten – Sie müssen über die reinen Implementierungskosten hinausblicken.
Die tatsächlichen Kosten von Integrationen summieren sich über die Zeit – und das oft an Stellen, an denen man sie nicht erwartet.

Um „Build vs. Buy“ fundiert zu vergleichen, sollten Sie die Kosten in vier zentralen Kategorien betrachten:

1. Planung
Dazu gehören die Definition des Integrationsumfangs, das Architekturdesign, die Systemabstimmung und die Einbindung relevanter Stakeholder.
Wenn Sie Integrationen selbst entwickeln, sind häufig Produktmanager, Solution Architects und Entwickler beteiligt, die über mehrere Systeme hinweg zusammenarbeiten müssen.
Bei einem Managed Service hingegen ist ein Großteil dieses Aufwands standardisiert und basiert auf etablierten Best Practices.

2. Umsetzung
Hier vermuten viele Entscheider fälschlicherweise den Großteil der Gesamtkosten.
Doch ob interne Entwicklung, Low-Code-Tools oder Integrationsplattformen – Ihre Teams müssen die Datenflüsse trotzdem entwerfen, bauen, testen und validieren.
Arbeiten Sie mit einem externen Integrator, kommen zusätzliche Kosten für Scoping, Workshops und individuelle Umsetzung hinzu.

3. Betrieb
Dies ist die am meisten unterschätzte Kostenkategorie.
Sobald Integrationen live sind, müssen sie betreut werden:
Anpassung technischer Abläufe (z. B. Message Queues), Umgang mit API-Änderungen, Fehlerbehebung, Pflege von Datenzuordnungen, Nutzer-Support – und natürlich Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
Bei Plattformlösungen liegt all das bei Ihrem Team.
Bei einem Managed Service sind diese Aufgaben bereits enthalten – basierend auf den Best Practices von Integration Ops.

4. Monitoring
Die Sicherstellung von Transparenz (Observability) ist entscheidend.
Ohne ein durchgängiges Monitoring der Integrationsprozesse und -infrastruktur werden kleine Fehler schnell zu großen Störungen.
Sie benötigen Tools zur Fehlerverfolgung, Alarmierung, Eskalation – und Personal zur Reaktion.
Oft sogar rund um die Uhr – besonders bei kundenrelevanten Integrationen.

Ein Managed Service beinhaltet Monitoring und Support als Teil des Leistungsversprechens – Ihre Teams müssen nicht auf Abruf bereitstehen.

Wenn Sie den kompletten Lebenszyklus von Integrationen betrachten und Integrationen nicht als Einzelprojekte, sondern als dauerhafte Produkte verstehen, dann wird klar:
Der Kauf von Integrationen als Managed Service bietet Planbarkeit und Kostensicherheit.

Selbst Teil-Selbstbau mit Plattform oder Partner erzeugt variable Kosten – und die steigen mit zunehmender Komplexität.

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Hier geht es nicht nur ums Budget – sondern um Ihre Fähigkeit zu skalieren,
ohne zusätzliches Personal einstellen oder die Servicequalität einschränken zu müssen.

Build vs. Buy – es geht nicht nur um Tools, sondern um strategische Passung

Die Entscheidung, ob Sie Integrationen selbst entwickeln oder einkaufen, ist keine rein technische.
Es ist eine strategische Weichenstellung.

Sie beeinflusst:

• wie Ihr Unternehmen Wert liefert,
• wie Ressourcen verteilt werden,
• und wie gut Sie skalieren können.

Je nach Unternehmensgröße, Kundenstruktur und Servicemodell kann der richtige Weg unterschiedlich aussehen – und sich im Laufe des Wachstums verändern.

Die richtigen Fragen, um die richtige Entscheidung zu treffen

• Haben Sie genügend Entwicklerressourcen, um Integrationen vollständig selbst zu verantworten?
• Ist Integration Ihr Kerngeschäft – oder eher eine Ablenkung von Ihrer eigentlichen Mission?
• Wie viele Applikationen und kundenspezifische Systeme müssen Sie integrieren und betreuen?
• Verbringen Ihre Kunden-Teams Zeit mit dem Lösen von Integrationsproblemen – statt mit der Serviceerbringung?
• Erwarten Ihre Kunden schnelles Onboarding, zuverlässige Daten und tiefe Prozess-Integration?
• Sind Ihre bestehenden Integrationen skalierbar – oder bereits ein Engpass?

Wenn Sie wie die meisten mittelständischen IT-Serviceanbieter sind,
zeigen Ihre Antworten auf eine klare Priorität:

Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Kostenkontrolle.

Genau hier verschaffen Managed Integration Services Ihnen einen strategischen Vorteil

Sie reduzieren:

• die Komplexität durch Plattformen
• das Wachstum der Personalstruktur
• und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, mehr Kunden aufzunehmen – ohne die Architektur jedes Mal neu zu denken.

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Der Integrations-Use-Case ist Ihr Kompass bei der Entscheidungsfindung

Warum native Konnektoren und Adapter nur ein Teil der Lösung sind

Moderne Softwarelösungen werden häufig mit integrierten, sogenannten „nativen“ Integrationen ausgeliefert.
CRMs synchronisieren mit E-Mail-Plattformen. Service-Desks pushen Tickets in Chat-Tools.
Es ist verlockend, sich auf diese Konnektivität zu verlassen.
Sie sind sofort verfügbar, oft kostenlos und benötigen wenig Setup.

Doch native Konnektoren sind bewusst limitiert:
Sie sind für einen spezifischen Anwendungsfall entwickelt – eine feste Verbindung zwischen zwei Systemen.
In der Regel können Sie die Logik nicht anpassen, keine Datenflüsse erweitern oder Routing-Logik hinzufügen – ohne das Ganze zu duplizieren oder zu gefährden.

In Geschäftsmodellen mit mehreren Kunden wird diese Starrheit schnell zum Skalierungsproblem.

Und: Native Integrationen bieten selten die nötigen Werkzeuge für Transparenz oder Ausfallsicherheit im Enterprise-Umfeld:

• Kein Alarm bei Fehlern
• Kein Retry
• Kein Audit Trail
• Kein proaktiver Support

Wenn sich das Verhalten eines Tools ändert, muss Ihr Team erst mühsam analysieren, welche Teile Ihrer Stack-Architektur betroffen sind.

Warum Low-Code und Integrationsplattformen keine Wunderwaffe sind

Low-Code-Plattformen und visuelle Integrationslösungen versprechen:

• schnellere Time-to-Value
• geringere Abhängigkeit von Senior Developern
• schnelle Skalierung

Und tatsächlich – für einfache Point-to-Point-Integrationen, bei denen Sie beide Enden kontrollieren, tiefes Prozessverständnis haben oder einfach nur eine API veröffentlichen wollen (was technisch gesehen keine Integration ist), funktionieren diese Tools oft gut.

Aber in komplexen Unternehmensumgebungen mit mehreren Endpunkten, unterschiedlichen Prozessen und Systemen – da ändert sich das Bild drastisch.

Low-Code-Plattformen nehmen Ihnen zwar das Coden ab, aber nicht das Denken:
Sie benötigen nach wie vor Menschen, die die Business-Logik, Datenflüsse und Zielsysteme verstehen.

Der Aufwand verschiebt sich lediglich von der Entwicklung zur:

• Konfiguration
• Testphase
• Wartung

Es ist wie beim Brückenbau von zwei Seiten – und man hofft, dass man sich in der Mitte trifft.

Low-Code = High Maintenance?

Gerade im IT-Servicegeschäft, in dem Sie viele Kunden mit individuellen Prozessen betreuen, werden Integrationen mit der Zeit fragmentierter und komplexer.

Low-Code kann die Entwicklungszeit verkürzen, aber:

• die Definition der Anforderungen,
• die kontinuierliche Pflege,
• das Monitoring,
• sowie die Reaktion auf API-Änderungen bleiben bestehen.

Viele IT-Dienstleister stellen mit der Zeit fest:
Low-Code schafft eine trügerische Einfachheit.
Diese „schnellen Integrationen“ summieren sich zu einem unübersichtlichen System.
Niemand im Team kennt mehr alle Zusammenhänge.
Es fehlt an zentralem Ownership.
Fehleranalysen werden zu Stundenaufgaben.
Und wenn jemand das Unternehmen verlässt, verschwindet oft das gesamte Integrationswissen mit ihm.

Plattform statt Eigenbau – aber Verantwortung bleibt

Eine Plattform bietet bessere Werkzeuge und Adapter als ein Eigenbau – aber Sie sind trotzdem verantwortlich für das Integrationsverhalten.

Im schlimmsten Fall hängen Integrationen an einzelnen Mitarbeitenden, deren Konfiguration niemand sonst versteht.

Und wenn es Probleme gibt, liegt die Lösung bei Ihnen – auch wenn die Integration per Drag-and-Drop erstellt wurde.

Entscheidungsrahmen: Build vs. Buy

Nachdem wir die Optionen vollständig beleuchtet haben, hilft Ihnen der folgende Entscheidungsrahmen, die richtige Lösung für Ihre Integrationsstrategie zu finden.

Der Framework gliedert sich in 16 Bewertungskriterien, gruppiert in:

1. Personal & Kompetenzen

2. Kosten & Liefermodell

3. Betriebsfähigkeiten

4. Technische Tools & Infrastruktur

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Praxisbeispiel: Was passiert, wenn IT-Dienstleister Integrationen einkaufen statt selbst zu bauen?

IT-Serviceanbieter, die sich für den Kauf von Integrationen als Managed Service entscheiden, sparen nicht nur Geld – sie gewinnen operative Freiheit.
Sie jagen nicht mehr Bugs hinterher, verschieben keine Projektzeitpläne, und lösen keine fragilen Workflows mehr.
Stattdessen fokussieren sie sich auf das, was ihr Geschäft wirklich voranbringt:
schnelleres Onboarding, zuverlässige Servicebereitstellung und skalierbares Wachstum.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelgroßer MSP setzte früher auf individuell entwickelte Integrationen zwischen ITSM-Tools, ERP-Systemen und CRM-Plattformen.
Allein für die Behebung von Integrationsproblemen investierte das Entwicklerteam durchschnittlich 25–30 Stunden pro Monat –
keine Zeit für neue Features oder Kundeninnovation.

Jeder neue Kunde bedeutete zwei Wochen Projektscope und fügte ein weiteres Puzzleteil in eine ohnehin fragile Systemlandschaft.

Nach der Umstellung auf ONEiOs vollständig gemanagtes Integration Ops-Modell verzeichnete der Dienstleister:

• 90 % weniger Integrationsaufwand im Betrieb
• 75 % weniger Support-Tickets durch Integrationsfehler
• Keine Verzögerungen mehr beim Kunden-Onboarding wegen Integrationen
• Planbare, feste Integrationskosten – auch bei verdoppeltem Kundenstamm

Das sind keine kleinen Verbesserungen – das sind geschäftsverändernde Effekte.

Freigestellt von der Pflege alter Integrationen und dem Reagieren auf Änderungen,
konnte das Unternehmen seine Engineering-Kapazität auf kundennahe Projekte umschichten.

Der Vertrieb konnte kundenspezifische Integrationen standardisiert versprechen – mit
fixem Preis, fixem Umfang und garantierter Lieferzeit – statt langwieriger Einzelfall-Kalkulationen.

Allein durch den Wegfall von Legacy-Support und Lizenzkosten sparte der MSP jährlich einen sechsstelligen Betrag.

Fazit: Bauen, wenn es sein muss – kaufen, wenn Sie skalieren wollen

Die Versuchung, Integrationen intern zu entwickeln, ist groß:
Sie haben talentierte Entwickler. Sie wollen Kontrolle.
Und in Ausnahmefällen – bei hochspezialisierten Edge Cases – mag das auch sinnvoll sein.

Aber:
Wenn Ihr Geschäft darauf basiert, viele Tools für viele Kunden zu integrieren,
wenn Zuverlässigkeit und SLAs zählen,
dann brauchen Sie etwas anderes:

• Planbarkeit
• Skalierbarkeit
• Flexibilität

Und ein Team, das sich nicht mit Integrationen beschäftigt, sondern mit der Wertschöpfung für den Kunden.

Der Kauf von Integrationen als Managed Service – etwa mit ONEiO – ist keine Abkürzung, sondern ein besseres Modell.

• Schnellere Umsetzung
• Kontinuierlicher Betrieb
• Bessere Ergebnisse für Ihre Kunden
• Weniger Kosten, weniger Komplexität, weniger Risiko
• Mehr Fokus für Ihre internen Teams

Wenn Sie also gerade vor der nächsten Integrationsentscheidung stehen, fragen Sie sich:

Sind Sie bereit, Ihre Integrationsstrategie weiterzuentwickeln – oder verbringen Sie Ihre Zeit noch mit dem Pflegen von Code, den andere besser betreiben könnten?

ONEiO’s Integration Ops as a Service liefert schnellere, intelligentere und stabilere Integrationen – ohne den Integrationsstress.

Ob Sie volle Kontrolle oder einen vollständig gemanagten Service wollen –
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