Kennst du das? Langsame, ressourcenintensive Integrationen können das Onboarding verzögern und die Gewinnmargen schmälern. Genau deshalb suchst du vermutlich gerade nach „Was ist Workato“, oder?
In diesem Artikel erklärt dir unser Experte die wichtigsten Funktionen von Workato, wofür es verwendet wird und wie es im Vergleich zu einigen der besten Alternativen auf dem Markt abschneidet – darunter auch eine beliebte Integration-as-a-Service-Lösung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Low-Code-Integrations-Engine: Workato bietet Rezept-basiertes Workflow-Builder, 700+ vorgefertigte Konnektoren (Salesforce, SAP, Oracle, Slack, Teams) und Echtzeit-/Batch-Synchronisierung ohne Coding.
- Preisgestaltung & Team-Anforderungen: 500–5.000$+ pro Monat je nach Volumen und Benutzern; 1–3 interne Mitarbeiter zur Plattformverwaltung; Integrations-Rezepte erfordern grundlegende Automatisierungskenntnisse, nicht Enterprise-Entwickler.
- Beste Anwendungsfälle: Mittelständische Unternehmen (50–500 Mitarbeiter) automatisieren 10–50 Integrationen; Teams, die mit Zapier oder IFTTT vertraut sind, aber Enterprise-Grade-Zuverlässigkeit und Support brauchen; Unternehmen, die RPA-Workflows neben Integrationen automatisieren.
- Wichtige Konkurrenten: MuleSoft (leistungsfähigeres API-Management, steilere Lernkurve), Zapier (einfacher, aber begrenzt für Enterprise), ONEiO (vollständig verwaltet – kein internes Team erforderlich, Überwachung und Support inbegriffen).
Was ist Workato?
Workato ist ein cloudbasiertes Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Anwendungen zu verbinden und Aufgaben zu automatisieren. Es funktioniert sowohl mit Cloud- als auch mit lokalen Systemen. Mit Workato können Unternehmen ihre Software verknüpfen, Daten synchron halten und automatische Workflows erstellen. Das Beste daran? Man muss kein Programmierprofi sein, um es zu nutzen.
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Zentrale Funktionen von Workato
Workato bietet eine Reihe wichtiger Funktionen, mit denen du deine Anwendungen effektiv verknüpfen kannst:
API-Management-Plattform:
Workato stellt eine API-Management-Plattform bereit, mit der du APIs erstellen, verwalten und überwachen kannst – für die integrierte Kommunikation zwischen verschiedenen Softwaresystemen. Die Plattform unterstützt REST- und SOAP-APIs und bietet Tools zum Entwickeln, Bereitstellen und Absichern von APIs. Dank vorgefertigter Konnektoren und Templates sind auch Low-Code-Integrationen möglich.
Datenorchestrierung:
Workato unterstützt die Synchronisation von Daten über mehrere Systeme hinweg – in Echtzeit oder über geplante Batch-Prozesse. Es werden verschiedenste Datenquellen unterstützt, darunter Datenbanken, Cloud-Dienste und lokale Systeme. Nutzer können Daten abbilden, transformieren und bereinigen, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.
B2B/EDI-Integration:
Mit Workato kannst du elektronische Dokumente mit Geschäftspartnern im Rahmen standardisierter Formate wie X12 und EDIFACT austauschen. Dafür stehen vorgefertigte EDI-Vorlagen für gängige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Versandmitteilungen zur Verfügung.
Vorgefertigte Konnektoren:
Workato bietet Integrationen mit bekannten SaaS-Anwendungen wie Salesforce, NetSuite und Shopify. Die Plattform enthält eine Drag-and-Drop-Oberfläche sowie automatisierte Workflows zur Verbindung verschiedener Anwendungen.
Systemintegration:
Workato lässt sich mit einer Vielzahl an Enterprise-Systemen verbinden – darunter ERP-, CRM- und HR-Plattformen. Es bietet Tools für Datentransformation, Fehlermanagement und Monitoring und ermöglicht so einen reibungslosen Datenaustausch und die Automatisierung von Geschäftsprozessen über Systemgrenzen hinweg.
Wie funktioniert Workato?
Workato-Anwendungen basieren auf drei miteinander verbundenen Komponenten, die gemeinsam Automatisierungslösungen für dein Unternehmen bereitstellen:
1. Datenschicht (Data Storage Layer):
Diese Schicht nutzt Datentabellen, um Anwendungsinformationen zu speichern. Der Zugriff erfolgt über Workatos eigene Connector-Technologie, die eine reibungslose Integration mit anderen Systemen ermöglicht.
2. Benutzeroberfläche (User Interface Component):
Die Benutzeroberfläche kombiniert automatisch generierte Elemente von Workato mit benutzerdefinierten Seiten (Pages), die Entwickler erstellen. So lässt sich das Nutzererlebnis im Workflow-Apps-Portal individuell gestalten.
3. Geschäftslogik (Business Logic Layer):
Diese Schicht arbeitet mit sogenannten Recipes – das sind Automatisierungsrezepte, die festlegen, wie Workflows ablaufen und wie sich Workato mit anderen Systemen verbindet und interagiert.
Dank dieser Architektur können Anwendungen schnell entwickelt werden – und gleichzeitig bleibt das Nutzererlebnis über alle Komponenten hinweg konsistent und intuitiv.
An example of Workato’s Workflow App.
Workato läuft in der Cloud – auf Plattformen wie AWS und Google Cloud. Zwar teilen sich viele Kunden das System, aber jede*r behält seine Daten für sich. Workato setzt dabei auf umfassende Sicherheitsmaßnahmen: Deine Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Zudem gibt es feingranulare Zugriffskontrollen und eine vollständige Protokollierung aller Aktivitäten.
Ein zentrales Element in Workato sind die sogenannten „Recipes“ (Rezepturen).
Diese Rezepte sind visuelle Abbildungen deiner Workflows. Du kannst sie ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen und testen. Jeder Schritt zwischen zwei Anwendungen wird übersichtlich dargestellt. Mit dem Drag-and-Drop-Editor kannst du auch komplexe Aufgaben einfach konfigurieren.
Wofür wird Workato verwendet?
Hier sind einige typische Anwendungsfälle für Workato:
- Business-Tools verknüpfen: Workato verbindet deine Vertriebs-, HR- und Finanzanwendungen zu einem einheitlichen System.
- Einfache Workflows erstellen: Du kannst eigene Apps entwickeln, die Aufgaben automatisiert erledigen – ganz ohne Code.
- Daten zwischen Systemen bewegen: Workato überträgt Daten von einem System ins andere und sorgt dafür, dass sie synchron bleiben.
- Chatbot-Automatisierung: Integriere Bots in Slack oder Microsoft Teams, die Aufgaben direkt aus dem Chat heraus ausführen.
- Kundensupport integrieren: Verbinde dein Support-System mit anderen Apps, um Anfragen schneller und effizienter zu bearbeiten.
Workatos Endpoint-Integration & Warum du es in Betracht ziehen solltest
Warum Workato wählen?
Hier sind einige Gründe, warum du Workato in Betracht ziehen solltest:
Prozessautomatisierung: Workato kombiniert API-zentrierte Integration mit einer einfachen Low-Code-Oberfläche. So können sowohl IT-Teams als auch Business-Anwender End-to-End-Workflows erstellen, ohne auf fehleranfällige Screen-Scraping-Bots angewiesen zu sein.
Zum Beispiel: Wenn du eine verdächtige Domain besuchst, kann Workato einen Sicherheitsworkflow auslösen, der eine Warnung in Splunk erstellt, die Domain mit VirusTotal überprüft und eine Slack-Nachricht mit einer Ein-Klick-Lösungsoption sendet, falls Malware gefunden wird.
In einem anderen Fall können Mitarbeitende Bewerber:innen über einen Chatbot in Slack oder Teams empfehlen. Der Workflow fügt die Person dann dem Bewerbermanagement-System hinzu und hält alle Beteiligten über Statusänderungen auf dem Laufenden.
Diese Automatisierungen sind flexibel, skalierbar und unterstützen sowohl Systemlogik als auch menschliche Interaktion.
KI-Integration: Workato integriert künstliche Intelligenz in seine Integrationsplattformen. Durch Innovationen wie Workato Genies entwickelt das Unternehmen kontinuierlich generative KI-Funktionen weiter – ideal, wenn du KI-gestützte Entwicklungstools und intelligente Automatisierungsworkflows suchst.
Umfassende Plattform: Die Orchestrierungsplattform von Workato ermöglicht es deinem Unternehmen, vielfältige Integrationsherausforderungen mit einer einzigen Lösung zu bewältigen. 2024 hat Workato sein Angebot erweitert – mit verbesserter Unterstützung für B2B-Integrationen, Stammdatenmanagement, Robotic Process Automation und intelligenten, KI-gesteuerten Workflows.
Hohe Nutzerzufriedenheit: Die meisten Nutzer empfehlen die Plattform aktiv weiter. Besonders hervorgehoben werden das intuitive Design und das reaktionsschnelle Support-Team – Vorteile, die Workato von der Konkurrenz abheben.
Workato kann eine solide Wahl sein, wenn du nach einer automatisierungsorientierten Integrationsplattform suchst, die iPaaS-Funktionalitäten mit Workflow-Automatisierung kombiniert.
5 Konkurrenten zu Workato
ONEiO
ONEiO ist ein Managed Integration Service Provider der nächsten Generation, der eine cloudbasierte Integration Ops-Lösung für IT- und Technologie-Dienstleister bereitstellt. Im Gegensatz zu traditionellen Systemintegratoren, die auf projektbasierte, maßgeschneiderte Integrationen setzen, liefert und betreibt ONEiO Integrationen als Service – beseitigt Engpässe, senkt Kosten und beschleunigt die Wertschöpfung.
HQ:
Helsinki, Finland
Angetrieben von ONEAI®, Automatisierung und tiefgehender Branchenexpertise passt sich unser Integration Ops-Modell nahtlos an bestehende Betriebsabläufe und Geschäftsmodelle an, sodass Kunden selbst bestimmen können, wie viel Kontrolle sie behalten. ONEiO macht Integrationen einfach und verwandelt sie in einen Geschäftsvorteil – und erfüllt damit unser Versprechen als The Integration Success Company.
Gesamtbewertung
Bewertung des Kundensupports
Vorteile:
- Unterstützung für die Integration mit mehreren Parteien und Tools mit sofort einsatzbereiter Runtime-intelligence.
- Flexible und vorhersehbare Abonnementpreise. Unterstützte volumenbasierte Integrationen und Integrationen zu Festpreisen (Flatrate).
- Domain-Experten für B2B und ITSM, einschließlich vorkonfigurierter Endpunkten zu Service Providern.
Nachteile:
- Kleines Partnernetzwerk
- API-Verwaltungsfunktionen
- On-Premise-Systeme können in ONEiO integriert werden. ONEiO kann jedoch nicht vor On-Premise bereitgestellt werden.
Boomi
Boomi (ehemals Dell Boomi) ist ein langjähriger iPaaS-Marktführer, der besonders für die Verbindung hybrider und veralteter IT-Umgebungen bekannt ist.
HQ:
Chesterbrook, Pennsylvania
Die Plattform bietet eine umfassende Suite mit verschiedenen Modulen für Integration, API-Management, B2B/EDI-Austausch, Workflow-Automatisierung („Flow“) und Stammdatenmanagement. Boomis cloudnative AtomSphere-Plattform nutzt Low-Code-Tools, um Integrationen zu erstellen, die sowohl in der Cloud als auch on-premises (über sogenannte „Atoms“) ausgeführt werden können. Dadurch können Unternehmen SaaS-Anwendungen nahtlos mit lokalen Systemen verbinden. Boomi ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und die große Auswahl an vorgefertigten Konnektoren, was die Plattform gleichermaßen für klassische Enterprise-IT wie auch für moderne Cloud-Integrationsprojekte attraktiv macht.
Gesamtbewertung
Bewertung des Kundensupports
Vorteile:
- Unterstützt hybride Integrationsmuster, insbesondere ESB-ähnliche Architekturen
- Relativ schneller und einfacher Einstieg
- Große Bibliothek an vorgefertigten bzw. sofort einsatzbereiten Konnektoren
Nachteile:
- Komplexe Preisstruktur
- Begrenzte Möglichkeiten im Bereich Monitoring
- Wird von Nutzern als schwierig konfigurierbar bei fortgeschrittenen Anforderungen beschrieben
SnapLogic
SnapLogic ist eine Low-Code-Integrationsplattform, die auf die schnelle Entwicklung von Daten- und Applikationspipelines über eine visuelle Benutzeroberfläche ausgerichtet ist.
HQ:
San Mateo, Kalifornien
Die SnapLogic Intelligent Integration Platform nutzt einen Drag-and-Drop-Pipeline-Builder mit über 600 vorgefertigten Konnektoren, den sogenannten „Snaps“. Sie wurde entwickelt, um eine Vielzahl von Integrationsanforderungen zu unterstützen – von klassischer ETL-Datenintegration für Analytics, über Echtzeit-Applikationsintegration bis hin zur API-Erstellung – und das alles mit minimalem Programmieraufwand.
Gesamtbewertung
Bewertung des Kundensupports
Vorteile:
- Einfach zu bedienender Integrationsassistent
- Transparente Preisgestaltung und Multi-Cloud-Marktplatzpräsenz.
- Eine der ersten generativen KI-Lösungen ist SnapGPT
Nachteile:
- Eingeschränkte B2B-Integrationsfunktionen.
- Eingeschränkte Zugriffsberechtigungen
- Lernkurve bei fortgeschrittener Nutzung & Fehlersuche
Mulesoft
Die Anypoint Platform von MuleSoft ist eine führende Enterprise-iPaaS, die für ihren API-First-Ansatz bei Integrationen bekannt ist. Sie spricht vor allem große IT-Organisationen und Systemintegratoren an – insbesondere im Salesforce-Ökosystem, da MuleSoft ein Salesforce-Unternehmen ist.
HQ:
San Francisco, Kalifornien
Mulesoft bietet die Anypoint-Plattform an, die Anwendungen, Automatisierungen und APIs integriert. Es konzentriert sich auf die Demokratisierung der Integration von Teams und die Entwicklung zu einer von KI unterstützten Automatisierungsstruktur. Dank starker Partnerschaften ist es ideal für Unternehmen, die eine API-gestützte Strategie suchen.
Gesamtbewertung
Bewertung des Kundensupports
Vorteile:
- Funktionen zur Erstellung und Integration von APIs.
- Unterstützt die Automatisierung mit einer großen Vorlagenbibliothek und RPA-Zugriff.
- Umfassende Funktionen für die Integration von Verbunddiensten.
Nachteile:
- Preismodelle können komplex sein.
- Konzentriert sich auf das Salesforce-Datenökosystem.
- Hat eine Menge Funktionen, ist aber nicht einfach zu bedienen
Zapier
Zapier ist eine der bekanntesten iPaaS-Lösungen für kleine bis mittelgroße Unternehmen sowie Einzelanwender – berühmt für seine Einfachheit und die riesige Bibliothek an Integrationen. Zapier hat das Konzept geprägt, dass auch nicht-technische Nutzer Workflows zwischen Webanwendungen mit wenigen Klicks automatisieren können.
HQ:
San Francisco
Die Plattform basiert auf einem Trigger-Action-Modell: Nutzer erstellen sogenannte „Zaps“, bei denen ein Ereignis in einer App (z. B. ein neuer Lead im CRM) eine Aktion in einer anderen App auslöst (z. B. eine neue Zeile in Google Sheets einfügen). Mit über 5.000 unterstützten Anwendungen bietet Zapier die mit Abstand größte Integrationsabdeckung – von bekannten SaaS-Lösungen bis hin zu Nischen-Tools. Der Fokus liegt klar auf Cloud-zu-Cloud-Integrationen, und es ist keinerlei Programmierung erforderlich – die Konfiguration erfolgt vollständig im Browser per Formulareingabe. Besonders beliebt ist Zapier bei Startups, kleinen Unternehmen und einzelnen Abteilungen in größeren Unternehmen, die schnelle Self-Service-Automatisierungslösungen benötigen – etwa für das Synchronisieren von Kontakten, das Versenden von Benachrichtigungen oder das automatische Pflegen von Tabellen.
Gesamtbewertung
Bewertung des Kundensupports
Vorteile:
- Enorme Kompatibilität mit SaaS-Software
- Sehr benutzerfreundlich – ideal für Nicht-Programmierer und kleine Unternehmen
- Schnelle Implementierung und zuverlässig bei einfachen Aufgaben
Nachteile:
- Wird bei hohem Volumen teuer, da Abrechnung nach Anzahl der Aufgaben erfolgt
- Begrenzte Komplexität und individuelle Anpassbarkeit
- Regelmäßige Pflege und manuelle Wartung erforderlich
Fazit
Kurz gesagt: Workato kombiniert Low-Code-„Recipes“, eine umfangreiche Bibliothek an Konnektoren und Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau, um Teams eine schnelle Automatisierung zu ermöglichen.
Doch gerade Dienstleister, die auf planbare Kosten und schnelleres Kunden-Onboarding setzen, vergleichen Workato häufig mit Alternativen wie Celigo, SnapLogic, Jitterbit oder MuleSoft – oder wechseln gleich zu einem vollständig gemanagten Modell wie ONEiOs Integration Ops-as-a-Service.
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Questions and Answers
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What are important features of an enterprise integrations platform?
What is the top solution for IT service integration?
When do you need an integration tool and when a managed integration service?
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