Kennst du das? Langsame, ressourcenintensive Integrationen können das Onboarding verzögern und die Gewinnmargen schmälern. Genau deshalb suchst du vermutlich gerade nach „Was ist Workato“, oder?

In diesem Artikel erklärt dir unser Experte die wichtigsten Funktionen von Workato, wofür es verwendet wird und wie es im Vergleich zu einigen der besten Alternativen auf dem Markt abschneidet – darunter auch eine beliebte Integration-as-a-Service-Lösung.

Was ist Workato?

Workato ist ein cloudbasiertes Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Anwendungen zu verbinden und Aufgaben zu automatisieren. Es funktioniert sowohl mit Cloud- als auch mit lokalen Systemen. Mit Workato können Unternehmen ihre Software verknüpfen, Daten synchron halten und automatische Workflows erstellen. Das Beste daran? Man muss kein Programmierprofi sein, um es zu nutzen.

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Zentrale Funktionen von Workato

Workato bietet eine Reihe wichtiger Funktionen, mit denen du deine Anwendungen effektiv verknüpfen kannst:

API-Management-Plattform:
Workato stellt eine API-Management-Plattform bereit, mit der du APIs erstellen, verwalten und überwachen kannst – für die integrierte Kommunikation zwischen verschiedenen Softwaresystemen. Die Plattform unterstützt REST- und SOAP-APIs und bietet Tools zum Entwickeln, Bereitstellen und Absichern von APIs. Dank vorgefertigter Konnektoren und Templates sind auch Low-Code-Integrationen möglich.

Datenorchestrierung:
Workato unterstützt die Synchronisation von Daten über mehrere Systeme hinweg – in Echtzeit oder über geplante Batch-Prozesse. Es werden verschiedenste Datenquellen unterstützt, darunter Datenbanken, Cloud-Dienste und lokale Systeme. Nutzer können Daten abbilden, transformieren und bereinigen, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.

B2B/EDI-Integration:
Mit Workato kannst du elektronische Dokumente mit Geschäftspartnern im Rahmen standardisierter Formate wie X12 und EDIFACT austauschen. Dafür stehen vorgefertigte EDI-Vorlagen für gängige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Versandmitteilungen zur Verfügung.

Vorgefertigte Konnektoren:
Workato bietet Integrationen mit bekannten SaaS-Anwendungen wie Salesforce, NetSuite und Shopify. Die Plattform enthält eine Drag-and-Drop-Oberfläche sowie automatisierte Workflows zur Verbindung verschiedener Anwendungen.

Systemintegration:
Workato lässt sich mit einer Vielzahl an Enterprise-Systemen verbinden – darunter ERP-, CRM- und HR-Plattformen. Es bietet Tools für Datentransformation, Fehlermanagement und Monitoring und ermöglicht so einen reibungslosen Datenaustausch und die Automatisierung von Geschäftsprozessen über Systemgrenzen hinweg.

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Wie funktioniert Workato?

Workato-Anwendungen basieren auf drei miteinander verbundenen Komponenten, die gemeinsam Automatisierungslösungen für dein Unternehmen bereitstellen:

1. Datenschicht (Data Storage Layer):
Diese Schicht nutzt Datentabellen, um Anwendungsinformationen zu speichern. Der Zugriff erfolgt über Workatos eigene Connector-Technologie, die eine reibungslose Integration mit anderen Systemen ermöglicht.

2. Benutzeroberfläche (User Interface Component):
Die Benutzeroberfläche kombiniert automatisch generierte Elemente von Workato mit benutzerdefinierten Seiten (Pages), die Entwickler erstellen. So lässt sich das Nutzererlebnis im Workflow-Apps-Portal individuell gestalten.

3. Geschäftslogik (Business Logic Layer):
Diese Schicht arbeitet mit sogenannten Recipes – das sind Automatisierungsrezepte, die festlegen, wie Workflows ablaufen und wie sich Workato mit anderen Systemen verbindet und interagiert.

Dank dieser Architektur können Anwendungen schnell entwickelt werden – und gleichzeitig bleibt das Nutzererlebnis über alle Komponenten hinweg konsistent und intuitiv.

An example of Workato’s Workflow App.

Workato läuft in der Cloud – auf Plattformen wie AWS und Google Cloud. Zwar teilen sich viele Kunden das System, aber jede*r behält seine Daten für sich. Workato setzt dabei auf umfassende Sicherheitsmaßnahmen: Deine Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Zudem gibt es feingranulare Zugriffskontrollen und eine vollständige Protokollierung aller Aktivitäten.

Ein zentrales Element in Workato sind die sogenannten „Recipes“ (Rezepturen).
Diese Rezepte sind visuelle Abbildungen deiner Workflows. Du kannst sie ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen und testen. Jeder Schritt zwischen zwei Anwendungen wird übersichtlich dargestellt. Mit dem Drag-and-Drop-Editor kannst du auch komplexe Aufgaben einfach konfigurieren.

Wofür wird Workato verwendet?

Hier sind einige typische Anwendungsfälle für Workato:

• Business-Tools verknüpfen: Workato verbindet deine Vertriebs-, HR- und Finanzanwendungen zu einem einheitlichen System.
• Einfache Workflows erstellen: Du kannst eigene Apps entwickeln, die Aufgaben automatisiert erledigen – ganz ohne Code.
• Daten zwischen Systemen bewegen: Workato überträgt Daten von einem System ins andere und sorgt dafür, dass sie synchron bleiben.
• Chatbot-Automatisierung: Integriere Bots in Slack oder Microsoft Teams, die Aufgaben direkt aus dem Chat heraus ausführen.
• Kundensupport integrieren: Verbinde dein Support-System mit anderen Apps, um Anfragen schneller und effizienter zu bearbeiten.

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Workatos Endpoint-Integration & Warum du es in Betracht ziehen solltest

Warum Workato wählen?

Hier sind einige Gründe, warum du Workato in Betracht ziehen solltest:

Prozessautomatisierung: Workato kombiniert API-zentrierte Integration mit einer einfachen Low-Code-Oberfläche. So können sowohl IT-Teams als auch Business-Anwender End-to-End-Workflows erstellen, ohne auf fehleranfällige Screen-Scraping-Bots angewiesen zu sein.
Zum Beispiel: Wenn du eine verdächtige Domain besuchst, kann Workato einen Sicherheitsworkflow auslösen, der eine Warnung in Splunk erstellt, die Domain mit VirusTotal überprüft und eine Slack-Nachricht mit einer Ein-Klick-Lösungsoption sendet, falls Malware gefunden wird.
In einem anderen Fall können Mitarbeitende Bewerber:innen über einen Chatbot in Slack oder Teams empfehlen. Der Workflow fügt die Person dann dem Bewerbermanagement-System hinzu und hält alle Beteiligten über Statusänderungen auf dem Laufenden.
Diese Automatisierungen sind flexibel, skalierbar und unterstützen sowohl Systemlogik als auch menschliche Interaktion.

KI-Integration: Workato integriert künstliche Intelligenz in seine Integrationsplattformen. Durch Innovationen wie Workato Genies entwickelt das Unternehmen kontinuierlich generative KI-Funktionen weiter – ideal, wenn du KI-gestützte Entwicklungstools und intelligente Automatisierungsworkflows suchst.

Umfassende Plattform: Die Orchestrierungsplattform von Workato ermöglicht es deinem Unternehmen, vielfältige Integrationsherausforderungen mit einer einzigen Lösung zu bewältigen. 2024 hat Workato sein Angebot erweitert – mit verbesserter Unterstützung für B2B-Integrationen, Stammdatenmanagement, Robotic Process Automation und intelligenten, KI-gesteuerten Workflows.

Hohe Nutzerzufriedenheit: Die meisten Nutzer empfehlen die Plattform aktiv weiter. Besonders hervorgehoben werden das intuitive Design und das reaktionsschnelle Support-Team – Vorteile, die Workato von der Konkurrenz abheben.

Workato kann eine solide Wahl sein, wenn du nach einer automatisierungsorientierten Integrationsplattform suchst, die iPaaS-Funktionalitäten mit Workflow-Automatisierung kombiniert.

5 Alternativen zu Workato